休假設定email自動回覆,煩惱英文版該怎麼寫?這篇一次告訴你 | 台灣咖啡館
2015年11月25日—很多專業人士特別是在外商工作的人,如需離開辦公室一段時間,像是請假或休假,習慣在郵件上設定...第二步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦.
很多專業人士特別是在外商工作的人,如需離開辦公室一段時間,像是請假或休假,習慣在郵件上設定好"out of office message"這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一則訊息,有個人要休假,寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:
「我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急,就把郵件傳到我另一個信箱,謝謝。」 "Im taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."
這個訊息的問題是:
1.說了太私人的訊息:compensation leave(補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。 2.if it is urgent/non-urgent語意含糊, it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?
寫專業的out-of-office message其實不難,只要記住以下三個步驟:
第一步:禮貌招呼
Thank you for your email.(謝謝來信。) Thank you for your message.(謝謝你的訊息。) You have reached the mailbox of Jason Wang.(你已寄件給Jason Wang。)
第二步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦
I am currently out of the office with limited access to ...
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