休假之前先寫好Out of office message | 台灣咖啡館
2019年1月5日—Regards,Kindregards和Bestregards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。廣告.It'stimeTOBE!商務英文團體 ...
這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:
"Im taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."
(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)
這個訊息的問題是
說了太私人的訊息,例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。 if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟:
第1步:禮貌招呼
Thank you for your email. 謝謝來信。
Thank you for your message. 謝謝你的訊息。
You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。
第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦
I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在,不方便使用郵件。
I will be back on ...
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